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Überblick

Dieses Nuclet beinhaltet Funktionalitäten für 

• Handelsprozesse
• Lagerwirtschaft
• Formulardruck und
• E-Mail-Versand 

und bietet somit den idealen Startpunkt führ Ihr individuelles ERP-System.

Integration

Benutzer-Funktionen

Stammdaten

• Mitarbeiter

  • Es spart ein wenig Arbeit, wenn Sie erst den Benutzer anlegen und danach den Mitarbeiter. Wenn Sie dann im Mitarbeiter den zugehörigen Benutzer angeben, werden die im Benutzer eingetragenen Daten (Name, Vorname, ...) automatisch in den Mitarbeiter übernommen. Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Benutzern ist nicht zwingend, aber hilfreich (s.u.)
  • Einem Mitarbeiter können Rollen zugewiesen werden. Diese Rollen steuern, in welchen BO's dieser Mitarbeiter als Bearbeiter zur Auswahl steht. Damit das funktioniert, dürfen die Namen der Rollen nicht geändert werden, bzw. müssen die Parameter für die Valuelist Provider dann in den betroffenen Layouts angepasst werden.
    • Auftragswesen => Angebot, Auftrag
    • Rechnungswesen => Ausgangsrechnung, Gutschrift
    • Bestellwesen => Bestellung, Eingangsrechnung
    • Lagerwesen => Einlagerung, Umlagerung, Auslagerung, Lagerinventur
    • Warenausgang => Lieferschein
  • Wenn ein Mitarbeiter einem Benutzer zugeordnet ist, und dieser Mitarbeiter aktiv ist und z.B. die Rolle "Auftragswesen" hat, wird automatisch das Feld Bearbeiter mit dem aktuellen Mitarbeiter gefüllt, wenn dieser ein Angebot oder Auftrag anlegt. Für andere Rollen gilt das analog.

Geschäftspartner

• Kunden

  • Adressen
    • Wenn eine Adresse als z.B. als "Rechnungsadresse" markiert ist, dann wird sie als Rechnungsadresse z.B. in einem Auftrag für diesen Kunden angeboten
    • Wenn diese Adresse zusätzlich als "Rechnungsadresse (Standard)" markiert ist, wird diese Adresse automatisch als Rechnungsadresse eingefügt, wenn ein neuer Auftrag zu diesem Kunden angelegt wird.
    • Das gleiche gilt für die Lieferadresse
  • Ansprechpartner
    • Wenn ein Ansprechpartner als "Standard?" markiert ist, wird dieser automatisch als Ansprechpartner eingefügt, wenn z.B. ein neuer Auftrag zu diesem Kunden angelegt wird.
    • Die Sprache des Ansprechpartners wird ebenso in den Auftrag (und andere BO's) übernommen und bestimmt, in welcher Sprache Formulare gedruckt werden.
  • Verkaufspreise
    • Hier kann man jedem Kunden für bestimmte Artikel gesonderte Verkaufspreise zuordnen, die von den allgemeinen Verkaufspreisen abweichen

• Lieferanten

  • Adressen
    • Wenn eine Adresse als z.B. als "Bestelladresse" markiert ist, dann wird sie als Bestelladresse z.B. in einer Bestellung für diesen Lieferanten angeboten
    • Wenn diese Adresse zusätzlich als "Bestelladresse (Standard)" markiert ist, wird diese Adresse automatisch als Bestelladresse eingefügt, wenn eine neue Bestellung zu diesem Lieferanten angelegt wird.
  • Ansprechpartner
    • Wenn ein Ansprechpartner als "Standard?" markiert ist, wird dieser automatisch als Ansprechpartner eingefügt, wenn z.B. eine neue Bestellung zu diesem Lieferanten angelegt wird.
    • Die Sprache des Ansprechpartners wird ebenso in die Bestellung (und andere BO's) übernommen und bestimmt, in welcher Sprache Formulare gedruckt werden

Artikel

• Eigenschaften

  • Verkaufsartikel = ein Artikel, der im Bestellwesen angeboten wird (z.B. in einer Bestellposition)
  • Einkaufsartikel = ein Artikel, der im Auftragswesen angeboten wird (z.B. in einer Angebotsposition) 
  • Lagergeführt = ein Artikel, der für die Lagerwirtschaft relevant ist, also ein-, aus- und umgelagert werden kann. Er kann Lagerbestände und Lagerbewegungen haben.
  • Standardlager, Standardlagerort = diese Daten werden z.B. standardmäßig in Auftragspositionen für diesen Artikel eingefügt
  • Seriennummerngeführt = dieser Artikel benötigt zwingend eine Seriennummer
  • Chargengeführt = dieser Artikel benötigt zwingend eine Charge

• Mengeneinheit

  • Für jeden Artikel kann eine Mengeneinheit angegeben werden (z.B. Stück, kg)
  • Für jede Mengeneinheit können Umrechnungen in andere Mengeneinheiten definiert werden (z.B. 1 kg = 1.000 g)
  • Damit hat man die Möglichkeit, die Menge z.B. in einer Angebotsposition statt in kg auch in g anzugeben.

• Verfügbarkeit

  • Anhand von Lagerbeständen und Bestellungen kann die Verfügbarkeit (in Versandlagern) eines Artikels berechnet werden
  • Bestand - Reserviert > 0 => Auf Lager
  • Bestellt > 0 => Bestellt
  • Sonst => Nicht verfügbar

• Verkaufspreise

  • Hier kann ein Verkaufspreis angegeben werden
  • Es können kundenspezifische Verkaufspreise angegeben werden (siehe auch Geschäftspartner - Kunde)
  • Es können Preisgruppenpreise angegebenen werden, das heißt, es gilt ein anderer Preis, wenn ein Kunde einer bestimmten Preisgruppe (z.B. VIP, Geschäftskunde o.ä.) angehört
  • Es können Staffelpreise angegeben werden (Unterschiedliche Preise ja nach Verkaufsmenge)
  • Die Hierarchie ist 
    • kundenspezifischer Preis
    • Preisgruppenpreis
    • Staffelpreis
    • Verkaufspreis
  • das heißt es wird von oben nach unten geprüft, ob es einen passenden Eintrag gibt und sobald einer gefunden wird, wird dieser verwendet.

• Einkaufspreise

  • Es können mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Einkaufspreisen angegeben werden
  • Es kann ein Standardlieferant definiert werden
  • Für jeden Lieferanten können außerdem eine Mindestbestellmenge und Staffelpreise definiert werden
  • Eine Bestellung für diesen Artikel muss sowohl die Mindestbestellmenge für den Artikel, als auch für den Lieferanten respektieren

Verkauf

• Belege

  • Belege sind z.B. Aufträge, Lieferscheine, Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Bestellungen oder Eingangsrechnungen. Sie sind alle recht ähnlich aufgebaut
  • Alle Belege folgen eigenen Statusmodellen mit fest definierten Statuswechseln (siehe Statusmodell).
  • Belege sollten nicht gelöscht werden, sondern ggf. in den Status Storniert überführt werden (falls möglich), damit z.B. getätigte Lagerreservierungen sauber zurück gebaut werden.
  • Ein Beleg enthält Informationen zum Kunden, Adressen, Ansprechpartner und Sprache, diese werden bei entsprechender Konfiguration des Kunden automatisch nach Auswahl des Kunden befüllt
  • Die Sprache bestimmt die Sprache in Druckformularen und E-Mails
  • Der Bearbeiter wird bei entsprechender Konfiguration automatisch gefüllt (siehe Thema Mitarbeiter)
  • Der USt-Satz wird anhand der Ländergruppe des Landes der Lieferadresse automatisch ermittelt.
  • Aus USt-Satz und Angebotsdatum wird der eigentliche Steuersatz Ust [%] automatisch ermittelt
  • Es kann ein Rabatt für den gesamten Beleg und für einzelne Positionen angegeben werden
  • Zum Thema Textbausteine und Bemerkungen (intern) siehe Thema Druckausgaben

• Angebot

  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Aus einem angenommenen Angebot wird automatisch ein Auftrag generiert. Über den Objektgenerator können weitere Aufträge generiert werden.
  • Der Job Setze alte Angebote auf Abgelaufen setzt Angebote im Status Offen auf den Status Abgelaufen, wenn das Datum Gültig bis erreicht wurde
  • Das Datum Gültig bis wird beim Statuswechsel nach Offen aus dem aktuellen Datum und dem Nucletparameter Gültigkeitsdauer von Bestellvorschlägen berechnet.

• Auftrag

  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Er kann aus einem Angebot erzeugt oder direkt angelegt werden
  • Aus einem Auftrag können über den Objektgenerator Lieferscheine und Rechnungen erzeugt werden
  • Sobald ein Auftrag den Status Bestätigt erreicht, wird das benötigte Material reserviert und steht nicht mehr für andere Aufträge zur Verfügung

• Lieferschein

  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Er sorgt für die Ausbuchung der Artikel aus dem Lager

• Ausgangsrechnung

  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Der Job Setze alte Ausgangsrechnungen auf Überfällig setzt Ausgangsrechnungen im Status Offen auf den Status Überfällig, wenn das Datum Fällig am erreicht wurde.
  • Das Datum Fällig am wird beim Statuswechsel nach Offen aus dem aktuellen Datum und der Zahlungsbedingung berechnet.

Einkauf

• Bestellvorschlag

  • Für jeden Lagerbestand-Datensatz kann ein minimaler Lagerbestand und eine Wiederbestellmenge definiert werden
  • Ist (Bestand - Reserviert + Bestellt) < Minimalbestand, erzeugt der Job Erzeuge Bestellvorschläge automatisch einen Bestellvorschlag mit der angegebenen Wiederbestellmenge für diesen Artikel und dem Standardlieferanten
  • Der Job Setze alte Bestellvorschläge auf Abgelaufen setzt Bestellvorschläge im Status Entwurf nach x Tagen (Nucletparameter Gültigkeitsdauer von Angeboten) auf den Status Abgelaufen 
  • Aus einem Bestellvorschlag im Status Freigegeben kann eine Bestellung generiert werden.

• Bestellung

  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Sie kann manuell angelegt oder aus einem Bestellvorschlag erzeugt werden. 
  • Für jede Bestellpositionen können Wareneingänge angelegt werden, bis jede Position geliefert wurde.
  • Wareneingänge erhöhen den Lagerbestand
  • Der Job Setze alte Bestellungen auf Überfällig setzt Bestellungen im Status Bestellt auf den Status Überfällig, wenn das Datum Fällig am erreicht wurde
  • Das Datum Fällig am wird beim Statuswechsel nach Bestellt aus dem aktuellen Datum und dem Nucletparameter Fälligkeit Bestellungen berechnet.
• Eingangsrechnung
  • Für allgemeine Eigenschaften siehe Thema Belege
  • Eine Eingangsrechnung dient in erster Linie dazu, die Daten einer zu einer Bestellung eingegangenen Rechnung aufzunehmen
  • Sie hat keinen weiteren Einfluss auf andere BO's

Allgemeine Funktionen

• Wenn berechtigt, stehen in vielen BO's Objektgeneratoren zur Verfügung (Auswahl Objektgenerator in der Detailansicht der BO's). Hier kann man z.B. aus einem Kunden oder einem Angebot einen Auftrag erzeugen oder aus einem Bestellvorschlag oder einem Lieferanten eine Bestellung.
• Wenn bestimmte Daten einer Werteliste bereits in anderen BO's verwendet werden (z.B. eine Lieferbedingung in Aufträgen), dann kann man diese nicht mehr löschen. Man kann aber das Flag "Aktiv" in der entsprechenden Lieferbedingung entfernen. Dadurch wird die Lieferbedingung zukünftig nicht mehr in Aufträgen in der Auswahl angeboten. Diese Möglichkeit gibt es für alle Wertelisten.
• Viele BO's bieten die Möglichkeit in einem Reiter Dokumentenanhang Dokumente/Dateien zu diesem BO abzulegen. Dokumentenanhänge sind nicht in der Datenbank abgelegt sondern im Ordner <NUCLOS-HOME>/data/documents. Daher sollte dieser Ordner Teil des Sicherungs-Backups sein.
• Wenn ein BO' eine Referenz auf ein anderes BO hat, z.B. hat ein Auftrag eine Referenz auf einen Kunden, kann man sich andersherum im Kunden anschauen, welche Aufträge es zu dem Kunden gibt. Die Aufträge werden dort nur angezeigt und sind nicht bearbeitbar.

Administrator-Funktionen

Nummernkreise

• Nummernkreise bestimmen, wie nummerierte BO's nummeriert werden sollen
• Siehe Nuclet: Nummernkreise

E-Mail-Versand

• Siehe Nuclet: E-Mail-Versand
• Der E-Mail-Versand ist über sogenannte E-Mail-Templates möglich. Diese ermöglichen es, dem Administrator die zu versendenden E-Mails zu konfigurieren und im laufenden Betrieb zu ändern.
• Um E-Mails zu versenden, muss in den Systemparametern ein E-Mail-Server angegeben (siehe Parameter für Mailversand) und ggf. die Templates aktiviert werden.
• Der Job "Erzeuge Beispieldaten" erzeugt einige Beispiel-Templates (initial inaktiv)
  • Auftragsbestätigung an Kunden - wird an den Ansprechpartner des Kunden versendet, wenn der Auftrag in den Status Bestätigt wechselt
  • Rechnung an Kunden - wird an den Ansprechpartner des Kunden versendet, wenn die Rechnung in den Status Offen wechselt
  • Bestellung an Lieferanten - wird an den Ansprechpartner des Lieferanten versendet, wenn die Bestellung in den Status Bestellt wechselt
• Das E-Mail-Protokoll enthält alle versendeten, noch zu versendenden und empfangenen E-Mails

Druckausgaben

• Wichtige BO's (Angebote, Aufträge, ...) können als PDF gedruckt werden.
• Jedes erzeugte Formular wird automatisch am entsprechenden BO im Reiter Dokumentenanhänge gespeichert.
• Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ohne größeren Aufwand Einfluss auf diesen Ausdruck zu nehmen.

• Sprachen

  • Um das Nuclet überhaupt zu importieren, muss die Mehrsprachigkeit (siehe Datensprache) aktiviert werden
  • Daten, die für Druckformulare relevant sind (z.B. Artikelbezeichnung, Zahlungsbedingung) können dann in die angegebenen Datensprachen übersetzt werden
  • In der Tabelle System > Sprache können alle Sprachen angelegt werden, die für Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner zur Verfügung stehen sollen
  • Wenn keine Übersetzung für eine Sprache gefunden wird, wird die Übersetzung der Defaultsprache verwendet (siehe Nucletparameter)
  • Jeder Sprache können auch Zahlen- (1.000,00 (DE) vs. 1,000.00 (US)) und Datumsformate (01.12.2000 (DE) vs. 12/01/2000 (US)) zugeordnet werden. Werden keine Formate gefunden, greifen die in den Nucletparametern hinterlegten Formate

• Formular-Felder

  • Hier werden Formularfelder angelegt und übersetzt (z.B. allgemein.datum = (Datum, Date, ...)) 
  • Dadurch können Druckformulare zur Laufzeit geändert und für weitere Sprachen konfiguriert geändert werden

• Variable Bestandteile

  • In Formular-Baustein können Textbausteine (inkl. Übersetzung) angelegt werden, z.B. für die AGB's. Diese Bausteine können im Reiter Textbausteine manuell zu Belegen hinzugefügt werden
  • In den jeweiligen Formular-Konfigurationen hinterlegten Standard-Bausteine werden jedem Formular automatisch hinzugefügt
  • Der im Feld Bemerkungen (intern) hinterlegte Text wird im Formular abgedruckt. Dies ermöglicht individuelle Zusätze je Angebot, Auftrag, ...

Nuclet-Parameter

Jobs