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Beschreibung der Benutzer-Funktionen

Stammdaten

• Mitarbeiter

  • Es spart ein wenig Arbeit, wenn Sie erst den Benutzer anlegen und danach den Mitarbeiter. Wenn Sie dann im Mitarbeiter den zugehörigen Benutzer angeben, werden die im Benutzer eingetragenen Daten (Name, Vorname, ...) automatisch in den Mitarbeiter übernommen. Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Benutzern ist nicht zwingend, aber hilfreich (s.u.)
  • Einem Mitarbeiter können Rollen zugewiesen werden. Diese Rollen steuern, in welchen BO's dieser Mitarbeiter als Bearbeiter zur Auswahl steht. Damit das funktioniert, dürfen die Namen der Rollen nicht geändert werden, bzw. müssen die Parameter für die Valuelist Provider dann in den betroffenen Layouts angepasst werden.
    • Auftragswesen => Angebot, Auftrag
    • Rechnungswesen => Ausgangsrechnung, Gutschrift
    • Bestellwesen => Bestellung, Eingangsrechnung
    • Lagerwesen => Einlagerung, Umlagerung, Auslagerung, Lagerinventur
    • Warenausgang => Lieferschein
  • Wenn ein Mitarbeiter einem Benutzer zugeordnet ist, und dieser Mitarbeiter aktiv ist und z.B. die Rolle "Auftragswesen" hat, wird automatisch das Feld Bearbeiter mit dem aktuellen Mitarbeiter gefüllt, wenn dieser ein Angebot oder Auftrag anlegt. Für andere Rollen gilt das analog.

Geschäftspartner

• Kunden

  • Adressen
    • Wenn eine Adresse als z.B. als "Rechnungsadresse" markiert ist, dann wird sie als Rechnungsadresse z.B. in einem Auftrag für diesen Kunden angeboten
    • Wenn diese Adresse zusätzlich als "Rechnungsadresse (Standard)" markiert ist, wird diese Adresse automatisch als Rechnungsadresse eingefügt, wenn ein neuer Auftrag zu diesem Kunden angelegt wird.
    • Das gleiche gilt für die Lieferadresse
  • Ansprechpartner
    • Wenn ein Ansprechpartner als "Standard?" markiert ist, wird dieser automatisch als Ansprechpartner eingefügt, wenn z.B. ein neuer Auftrag zu diesem Kunden angelegt wird.
    • Die Sprache des Ansprechpartners wird ebenso in den Auftrag (und andere BO's) übernommen und bestimmt, in welcher Sprache Formulare gedruckt werden.
  • Verkaufspreise
    • Hier kann man jedem Kunden für bestimmte Artikel gesonderte Verkaufspreise zuordnen, die von den allgemeinen Verkaufspreisen abweichen

• Lieferanten

  • Adressen
    • Wenn eine Adresse als z.B. als "Bestelladresse" markiert ist, dann wird sie als Bestelladresse z.B. in einer Bestellung für diesen Lieferanten angeboten
    • Wenn diese Adresse zusätzlich als "Bestelladresse (Standard)" markiert ist, wird diese Adresse automatisch als Bestelladresse eingefügt, wenn eine neue Bestellung zu diesem Lieferanten angelegt wird.
  • Ansprechpartner
    • Wenn ein Ansprechpartner als "Standard?" markiert ist, wird dieser automatisch als Ansprechpartner eingefügt, wenn z.B. eine neue Bestellung zu diesem Lieferanten angelegt wird.
    • Die Sprache des Ansprechpartners wird ebenso in die Bestellung (und andere BO's) übernommen und bestimmt, in welcher Sprache Formulare gedruckt werden

Artikel

• Eigenschaften

  • Verkaufsartikel = ein Artikel, der im Bestellwesen angeboten wird (z.B. in einer Bestellposition)
  • Einkaufsartikel = ein Artikel, der im Auftragswesen angeboten wird (z.B. in einer Angebotsposition) 
  • Lagergeführt = ein Artikel, der für die Lagerwirtschaft relevant ist, also ein-, aus- und umgelagert werden kann. Er kann Lagerbestände und Lagerbewegungen haben.
  • Standardlager, Standardlagerort = diese Daten werden z.B. standardmäßig in Auftragspositionen für diesen Artikel eingefügt
  • Seriennummerngeführt = dieser Artikel benötigt zwingend eine Seriennummer
  • Chargengeführt = dieser Artikel benötigt zwingend eine Charge

• Verfügbarkeit

  • Anhand von Lagerbeständen und Bestellungen kann die Verfügbarkeit (in Versandlagern) eines Artikels berechnet werden
  • Bestand - Reserviert > 0 => Auf Lager
  • Bestellt > 0 => Bestellt
  • Sonst => Nicht verfügbar

• Verkaufspreise

  • Hier kann ein Verkaufspreis angegeben werden
  • Es können kundenspezifische Verkaufspreise angegeben werden (siehe auch Geschäftspartner - Kunde)
  • Es können Preisgruppenpreise angegebenen werden, das heißt, es gilt ein anderer Preis, wenn ein Kunde einer bestimmten Preisgruppe (z.B. VIP, Geschäftskunde o.ä.) angehört
  • Es können Staffelpreise angegeben werden (Unterschiedliche Preise ja nach Verkaufsmenge)
  • Die Hierarchie ist 
    • kundenspezifischer Preis
    • Preisgruppenpreis
    • Staffelpreis
    • Verkaufspreis
  • das heißt es wird von oben nach unten geprüft, ob es einen passenden Eintrag gibt und sobald einer gefunden wird, wird dieser verwendet.

• Einkaufspreise

  • Es können mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Einkaufspreisen angegeben werden
  • Es kann ein Standardlieferant definiert werden
  • Für jeden Lieferanten können außerdem eine Mindestbestellmenge und Staffelpreise definiert werden
  • Eine Bestellung für diesen Artikel muss sowohl die Mindestbestellmenge für den Artikel, als auch für den Lieferanten respektieren

Verkauf

• Angebot

  • Das Angebot ist der erste typische Vertreter eines Beleges. Belege (Aufträge, Lieferscheine, Ausgangsechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Eingangsrechnungen)  sind alle recht ähnlich aufgebaut
  • Alle Belege folgen eigenen Statusmodellen mit fest definierten Statuswechseln (siehe Statusmodell). Belege sollten nicht gelöscht werden, sondern ggf. in den Status Storniert überführt werden (falls möglich), damit z.B. getätigte Lagerreservierungen sauber zurück gebaut werden.
  • Das Angebot enthält Informationen zum Kunden, Adressen, Ansprechpartner und Sprache, diese werden bei entsprechender Konfiguration des Kunden automatisch nach Auswahl des Kunden befüllt
  • Die Sprache bestimmt die Sprache in Druckformularen und E-Mails
  • Der Bearbeiter wird bei entsprechender Konfiguration automatisch gefüllt (siehe Thema Mitarbeiter)
  • Der USt-Satz wird anhand der Ländergruppe des Landes der Lieferadresse automatisch ermittelt.
  • Aus USt-Satz und Angebotsdatum wird der eigentliche Steuersatz Ust [%] automatisch ermittelt
  • Es kann ein Rabatt für das gesamte Angebot und für einzelne Angebotspositionen angegeben werden
  • Aus einem angenommenen Angebot wird automatisch ein Auftrag generiert. Über den Objektgenerator können weitere Aufträge generiert werden.
  • Zum Thema Textbausteine siehe Thema Druckausgaben

• Auftrag

  • Ein Auftrag funktioniert ähnlich wie ein Angebot
  • Er kann aus einem Angebot erzeugt oder direkt angelegt werden
  • Aus einem Auftrag können über den Objektgenerator Lieferscheine und Rechnungen erzeugt werden
  • Sobald ein Auftrag den Status Bestätigt erreicht, wird das benötigte Material reserviert und steht nicht mehr für andere Aufträge zur Verfügung

• Lieferschein

  erstellen

  • Ein Lieferschein funktioniert ähnlich wie ein Angebot
  • Er sorgt für die Ausbuchung der Artikel aus dem Lager

• Ausgangsrechnung

  • Eine Ausgangsrechnung funktioniert ähnlich wie ein Angebot

Einkauf

• Bestellvorschlag

  • Für jeden Lagerbestand-Datensatz kann ein minimaler Lagerbestand und eine Wiederbestellmenge definiert werden
  • Ist (Bestand - Reserviert + Bestellt) < Minimalbestand, erzeugt der Job Erzeuge Bestellvorschläge automatisch einen Bestellvorschlag mit der angegebenen Wiederbestellmenge für diesen Artikel und dem Standardlieferanten
  • Aus einem Bestellvorschlag im Status Freigegeben kann eine Bestellung generiert werden.

• Bestellung

  • Eine Bestellung funktioniert ähnlich wie ein Angebot
  • Sie kann manuell angelegt oder aus einem Bestellvorschlag erzeugt werden. 
  • Für jede Bestellpositionen können Wareneingänge angelegt werden, bis jede Position geliefert wurde.
  • Wareneingänge erhöhen den Lagerbestand

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